Quali informazioni inserire e consigli per iniziare ad usare il portale di acquisti in rete per la Pubblica Amministrazione (MEPA)
Il portale Acquisti in Rete (MEPA) è una piattaforma telematica di e-procurement utilizzata dalle Pubbliche Amministrazioni per acquistare beni e servizi. Il MEPA offre alle aziende un modo semplice e veloce per vendere i propri prodotti e servizi alla PA.
Per iniziare ad usare il MEPA, le aziende devono registrarsi al portale. La registrazione è gratuita e può essere effettuata online. Da gennaio 2024 sono state introdotte nuove modalità di accesso per garantire una maggiore tutela dei dati, infatti è possibile accedere tramite lo Spid o la Carta di Identità Elettronica (CIE). In fase di registrazione le aziende devono fornire una serie di informazioni, tra cui: ragione sociale, indirizzo, codice fiscale, partita IVA, riferimenti bancari, le diverse modalità di acquisto sul MePA.
Dopo la registrazione, occorre procedere con l’abilitazione. Questo processo implica la verifica dei requisiti necessari per partecipare al mercato elettronico. Sarà richiesto di fornire documentazione specifica come certificati camerali, bilanci e referenze. La procedura anche se articolata è guidata dal sistema e i passaggi hanno un ordine obbligato.
Verificare le Categorie
Una volta completata la registrazione e l’abilitazione, è fondamentale selezionare le categorie merceologiche pertinenti i prodotti, i servizi offerti dalla vostra azienda. Questo passaggio è cruciale per garantire la visibilità dei vostri prodotti nei bandi di gara appropriati. Periodicamente vengono aggiornate le schede tecniche e quindi di conseguenza si dovranno sempre aggiornare anche i prodotti a catalogo, ciò è possibile dal pannello di controllo “Altra documentazione”.
Come Selezionare le Categorie
- Analisi dell’Offerta: Esaminate attentamente i prodotti o servizi che la vostra azienda è in grado di fornire.
- Consultazione del Catalogo: Accedete al catalogo delle categorie sul portale MEPA e individuate quelle che meglio si adattano alla vostra offerta.
- Aggiornamento Periodico: Le categorie merceologiche possono essere aggiornate periodicamente in base all’evoluzione del mercato e all’espansione dei vostri servizi.
Cosa cambia per il Sistema Dinamico di Acquisizione (SDA)
L’SDA consente alle amministrazioni pubbliche di avviare procedure negoziate completamente gestite per via telematica per l’acquisto di lavori, servizi e forniture. Funziona come un elenco aperto di fornitori qualificati a cui le PA possono accedere in qualsiasi momento per avviare procedure negoziate specifiche.
Se sei già abilitato, a partire dalla pubblicazione dei nuovi Bandi che è avvenuta il 3 luglio 2023, le aziende hanno dovuto necessariamente modificare le dichiarazioni al fine di adeguarle alle disposizioni del nuovo Codice per gli appalti e partecipare alle negoziazioni avviate sui nuovi Bandi.
L’SDA consente alle amministrazioni pubbliche di avviare procedure negoziate completamente gestite per via telematica per l’acquisto di lavori, servizi e forniture. Funziona come un elenco aperto di fornitori qualificati a cui le PA possono accedere in qualsiasi momento per avviare procedure negoziate specifiche.
Il funzionamento è il seguente:
- Le amministrazioni definiscono i requisiti e le specifiche per i lavori/servizi/forniture da acquistare.
- I potenziali fornitori interessati si candidano rispetto ai requisiti pubblicati, dimostrando il possesso dei requisiti richiesti.
- La PA valuta le candidature e ammette nell’SDA i fornitori qualificati.
- La PA può quindi avviare specifiche procedure negoziate rivolte solo ai fornitori ammessi, richiedendo offerte per i lavori/servizi/forniture necessari.
- I fornitori ammessi presentano le loro offerte telematicamente.
- La PA valuta le offerte e aggiudica il contratto al miglior offerente.
Questo sistema permette procedure semplificate, maggiore concorrenza e trasparenza, riducendo i tempi e i costi della selezione dei fornitori per le pubbliche amministrazioni.
Come verificare l’esito della richiesta di modifica
Nel pannello di controllo, cercate la sezione dedicata alla gestione delle richieste di modifica. Questa sezione può avere nomi diversi, come “Gestione Richieste”, “Modifiche Dati” o “Aggiornamenti Catalogo”. Se sei un aggiudicatario di Convenzioni e/o Accordi Quadro puoi effettuare l’aggiornamento tecnologico dei prodotti e servizi offerti sul catalogo della piattaforma Acquisti in rete PA.
In questa sezione, troverete un elenco delle richieste di modifica che avete inviato. Qui potete:
- Visualizzare le richieste pendenti: Controllate quali richieste sono ancora in attesa di approvazione. Lo stato delle richieste può essere visualizzato come “In attesa”, “In revisione” o “Approvato”.
- Verificare i dettagli delle richieste: Cliccate su ciascuna richiesta per vedere i dettagli specifici, inclusi i campi modificati e le date di invio e approvazione.
- Monitorare i commenti e le note: Alcune richieste potrebbero avere commenti o richieste di ulteriori informazioni da parte dell’amministrazione del portale. Assicuratevi di leggere attentamente queste note e di fornire le informazioni aggiuntive richieste.
Cosa fare se una richiesta di modifica al MEPA viene respinta?
Se una richiesta di modifica è stata respinta o se vi viene richiesto di fornire ulteriori informazioni, potete modificare e reinviare la richiesta. Ecco come fare:
- Modificare la Richiesta: Accedete alla richiesta specifica, apportate le modifiche necessarie e salvate.
- Reinviare la Richiesta: Dopo aver aggiornato le informazioni, reinviate la richiesta per l’approvazione.
Assicuratevi di avere attivato le notifiche via email per essere avvisati ogni volta che una richiesta viene approvata, respinta o se viene richiesta ulteriore documentazione. Questo vi permetterà di agire tempestivamente senza dover controllare manualmente lo stato delle richieste.
Se il problema continua a rimanere, allora sarete costretti a rivedere le guide (le FAQ) e successivamente a contattare il servizio di Assistenza e supporto con i suoi vari strumenti:
- FAQ e Guide: Consultate la sezione FAQ e le guide disponibili sul portale per trovare risposte rapide ai problemi comuni.
- Supporto Telefonico: Contattate il servizio di assistenza telefonica per ottenere supporto diretto.
- Assistenza via Email: Inviate una richiesta di supporto via email per questioni più complesse o dettagliate.
Mantenere aggiornati i dati aziendali
Un altro aspetto cruciale per avere successo sul MEPA è mantenere sempre aggiornati i dati aziendali. Questo include:
- Informazioni Legali e Finanziarie: Assicuratevi che i dati relativi alla ragione sociale, indirizzo e bilanci siano sempre aggiornati.
- Catalogo Prodotti: Aggiornate regolarmente il vostro catalogo prodotti per riflettere le nuove offerte e rimuovere quelle obsolete.
- Documentazione di Conformità: Caricate tempestivamente tutti i certificati e le attestazioni richieste per conformarsi alle normative vigenti.
Ultime novità sul MEPA
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